ドメイン移管が伴う場合
- DNSレコード設定を全部メモ取っとく。
- whois情報（特に管理者のメールアドレス）が正しいか、現在生きているかの確認と、メールが使われていない場合は現管理者に修正を依頼する
- 先にドメインを移管しておく。
NSサーバー移管が伴う場合
- NSレコードのTTLは1日のところが多いので、可能ならば先にNSレコードだけ移管。
- NSレコード、A, MXレコードなどを同時に変更すると、メールの切り替え時間が3日くらいかかる。あとでMXを変える方が切り替えの待ち時間が少ない。
- NSレコードのみを変更する場合、MXレコードの設定値に注意。クライアントのドメイン名になっている場合はメールサーバーのドメインに変更する必要がある。設定値は現管理者に問い合わせる必要あり。
メールサーバー変更前のクライアントとの調整項目
- メールソフトに新しいサーバーに接続するメールアカウントを追加してもらう。
- Outlookはややこしいのでマニュアルを渡して設定してもらう。
- マニュアルに記載すること
- 1アドレスを複数の端末で使うのでない限り、POP3接続とする。（OutlookはIMAPで深刻にバグりやすいので）
- サーバーからメールを削除するまでの日数を、デフォルトの14日から1～5年くらいに変更する。（パソコンの故障・更新時に過去1～5年分のメールを確認できるようにするため）
- メールサーバー切り替え後、「既定のアカウント」を新しいものに変更する。
- メールの自動振り分けを行っている場合、新しいアカウントに届いたメールが古いアカウントのフォルダに振り分けられるため、フォルダの移動あるいは自動振り分け設定のやり直し（古い振り分けを削除し、新しいアカウント配下のフォルダに振り分ける設定を行う）を行う。
- 3日～2週間ほどは古いアカウントにもメールが届くことを周知。
- 古いアカウントに届いたメールに返信する場合は、送信元のアカウントを新しいメールアカウントに変更して行うよう周知する。
その他
SPF設定がややこしいことになるため旧メールサーバーからのメール送信も認めるようにするのは避けたい。（ミスったら届かなくなるリスクがあるし）
となると、送信メールサーバーは切り替え後は新サーバーからのみ送るように周知する必要がある。（顧客の負荷は増える問題はある）
DNSやメールサーバーの切り替えはとかく厄介なことになりやすいので、独自ドメインでメールを運用するユーザーや企業は、せめてメールサーバーだけは自社で契約・管理してほしい。
制作会社に丸投げしていると、保守管理を他社に切り替える際全端末でメールソフトの設定を追加したりするコストが発生する。
